آیا تا به حال نام اضافه بار اطلاعاتی را شنیده اید؟

من وقتی شروع به کار کردم شغل خود را یک کار علمی و تایید نقشه ها می دانستم ولی در عمل تمام وقت من صرف کار بیهوده توزیع نسخ و حجیم توزیع نسخ شد:
در حقیقیت یکی از حجیم ترین و زمان بر ترین کارهایی که در سیستم اداری چه در شرکت ها ی خدماتی و چه تولیدی باید انجام شود توزیع نسخ می باشد و از آن گریزی نیست
کاری حجیم و بیهوده که برای انتقال اطلاعات در سیستم های کاغذی باید از آن بهره جست و به ظاهر راهی جز انجام آن وجود ندارد
از زمانی که برای اولین بار کاغذ اختراع شد و اولین نوشته ها بر روی آن نوشته شد مسئله توزیع نسخ نیز مطرح شد و این شروع کار بود
به دلایل مختلف چه از برای نگهداری و جلوگیری از نابودی نوشته ها چه برای اینکه این نوشته ها به دست دیگران در شهر های مختلف یا حکام برسد انسان مجبور به بازنویسی این نسخ می شد و این کاری به دشواری و بزرگی نوشتن خود این نسخ نیز بود و چه بسا که در این کار اشتباهات و تغیرات عمدی و سهوی زیادی رخ می داد و هیچ نوشته ای را از این امر رهایی نبود
اما انسان متفکر است و همان طور که توانست بنویسد بر این مشکل نیز فائق گشت و چاپ سنگی را پایه نهاد با اختراع تکنیک چاپ سنگی مشکلات ذکر شده حل گشت اما آیا انسان بعد از گذشت هزاران سال به همین اکتفا می کند!؟ طبیعتاً نه، نقطه عطف فرآیند توزیع نسخ در قرن بیستم اختراع رایانه می باشد، با اطمینان می توان گفت که چاپ سنگی مشکلات نیاز های انسان را برطرف می کرد اما مشکل زمان و حجم اطلاعات در دنیای جدید برای آن یک کابوسی می باشد که حتی سیستم های جدید چاپ ، پرینت و فکس نیز نمی تواند از پس آن برآید.
به قرن بیستم خوش آمدید در این زمان هیچ محدودیتی را جز قوانین فیزیک و ریاضی نمی شناسد و واژه " در آن واحد " بدون در نظر گرفتن حجم اطلاعات ، میزان دسترسی به اطلاعات ، سرعت بازخوانی اطلاعات جستجو و یافتن و ... خواسته ای طبیعی به حساب می آید که برای رقابت باید بدون پرسش فراهم شود در یک نگاه می توان گفت که این کار انسان نیست چون با درگیر کردن هزاران نفر در این مهم شاید بتوان از پس حجم کار برآمد اما واژه "در آن واحد" خیلی سنگین و دست نیافتنی می باشد، نیازی به گماردن اجنهها نیست چون ما جن اطلاعات را اختراع کردیم بله رایانه ، رایانه ابزار پردازش و نگهداری اطلاعات جالبترین وسیله ای است که در قرن 2000 به عرصه رقابت عرضه شد که دارای دو ویژگی مهم می باشد یکی این که به طور مستقیم با خود اطلاعات درگیر است و دوم اینکه توانایی پردازش و ذخیره دارد، و واژه در آن واحد فقط در یک صورت تحقق پیدا می کند و آن وقتی با خود اطلاعات به طور مستقیم درگیر شوید.
به مرحله گذار خوش آمدید حال ما در این مرحله با دو ویژگی مواجه هستیم:
1. استفاده از کاغذ به عنوان ابزاری اطلاعاتی که به تکنولوژی خاصی احتیاج ندارد و می توان به راحتی از آن استفاده کرد، اما قدرت انتشاری ، انتقال و تکثیر آن بسیار پایین و طاقت فرسای می باشد.
2. استفاده از رایانه و عنوان ابزار اطلاعاتی که به سرعت اطلاعات را پردازش تکثیر و انتقال می دهد اما استفاده از آن مشکل و نیاز به آموزش اضافی دارد و تجهیزات آن سنگین و گران می باشد.
با توجه به این دو اصل باید نقشه پیاده سازی سیستم انتقال اطلاعات را ترسیم کرد.
هنر این کار زمانی است که ما تعادلی بین سیستم کاغذی و رایانه ای به وجود بیاوریم جاهایی که لازم است آموزش دهیم و در جاهایی که امکان آن نیست یا بسیار هزینه بر یا زمان بر است از سیستم کاغذی استفاده کنیم و در آنجا که لازم است هزینه کنیم و تجهیزات رایانه ای را گسترش دهیم. برای این کار به پارامتر های زیادی احتیاج داریم که در زمان پیاده سازی سیستم باید به آنها توجه کنیم. و در تمام این مدت باید این نکات را محور عملیات و تصمیم گیری ها در این زمینه قرار دهیم، هزینه، زمان، رقابت و در راس آنها سود کسب شده