فاز طراحی

در این مرحله روش دستی را مرحله به مرحله به روش مدیریت اسناد رایانه ای DMS تبدیل می کنیم بطوری که نیاز ها و خواسته های سازمان نیز تامین شود. یعنی پس از اینکه نیاز سازمان و توالی عملیات را استخراج کردیم راه کار های مبتنی بر رایانه را جهت رفع مشکلات را طراحی می کنیم در این قسمت ممکن است از اصلاحاتی مانند مهر دیجیتال، امضای دیجیتال و ژورنال بکار برده شود که در قسمت های بعدی توضیحات به تفصیل داده خواهد شد

1)

- نقشه ها پس از اینکه در واحد طراحی تهیه شده اند پرینت گرفته می شوند و توسط نقشه کش جهت تایید امضا می شوند

- نقشه ها پس از اینکه در واحد طراحی تهیه شده اند توسط Acrobat PDF Maker پرینت گرفته می شوند تا به فایل PDF تبدیل شده سپس توسط نقشه کش توسط مهر دیجیتال تایید می شوند

2)

+ پرینت های تایید شده جهت بررسی نهایی به طراح داده می شود و طراح پس از بررسی جهت تصدیق نقشه ها آنها را امضا کرده و به نقشه کش بر می گرداند

+ PDF های تایید شده جهت بررسی نهایی در صورتی که طراح در همان واحد باشد به share document طراح انتقال داده می شود و اگر طراح در واحد دیگری بود به طراح ایمیل می شود و طراح پس از بررسی جهت تصدیق نقشه ها آنها را ممهور به مهر دیجیتال کرده و از همان روش به نقشه کش بر می گرداند

3)

* نقشه کش اطلاعات تغییر در طراحی را در فرم مربوطه ثبت می کند همین طور نام و تعداد نقشه ها را در دفتر اندیکاتور ثبت کرده و جهت توزیع نسخ به واحد تضمین کیفیت ارسال می کند

* نقشه کش اطلاعات تغییر در طراحی را درemail ثبت می کند سپس نقشه ها را پیوست نامه کرده و جهت توزیع نسخ به میل باکس واحد تضمین کیفیت ارسال می کند.

- مسئول توزیع نسخ در واحد تضمین کیفیت نقشه ها را با فرم تغییرات و مدارک موجود در بایگانی چک کرده و در صورت تایید نقشه ها را جهت توزیع نسخ برای کپی ارسال می کند پس از کپی و بازگشت مدارک اصل مدارک را به واحد طراحی برگشت داده و کپی ها را ممهور به مهر مدرک معتبر و تاریخ کرده و پس از ثبت تعداد و موضوع نقشه ها همراه با کپی فرم تغییرات به واحد های ذیربط ارسال کرده و از آنها جهت تحویل امضا می گیرد.

- مسئول توزیع نسخ در واحد تضمین کیفیت نقشه ها ضمیمه میل را با میل تغییرات و بایگانی الکترونیک چک کرده و در صورت تایید نقشه های PDF را ممهور به مهر دیجیتال مدرک معتبر کرده و در بایگانی دیجیتالی قرار می دهد و میل نامه ها را نیز به واحد های ذیربط Replay می کند.

مزایا:

با این حساب دیگر نیازی به پر کردن دفتر اندیکاتور نمی باشد

در ضمن برای دریافت نسخه نقشه ها نیازی به امضای افراد واحد نمی باشد. حسن آن در این است که اگر افراد واحد نباشند دیگر نیازی به برگشت نسخ و دوباره فرستادن آنها نیست.

پس از توزیع نسخ تمامی واحد ها نیاز به مرتب کردن نسخ و بایگانی آنها داشتند که دیگر نیازی به آن نیست زیرا اسناد به طور مرتب در بانک اطلاعات قرار می گیرند.