روش های دستی در فرآیند توزیع نسخ مدارک و مستندات

بیایید یک سازمان را در نظر بگیریم که به صورت دستی فرایند تولید، توزیع و کنترل مستندات را انجام می دهد. این سازمان می بایست از امکاناتی مانند کامپیوتر و پرینت در تولید مستندات، از کاغذ استامپ و دستگاه کپی در تکثیر مستندات و از کارتابل، پیک و فکس در انتقال مستندات استفاده کند، همچنین جهت تصدیق و صحه گذاری تمامی برگ های مستندات باید ممهور و امضا شوند، در نهایت نیز می بایست در زونکن ها در دیوایدر های مربوطه بایگانی و خلاصه اطلاعات محتویات زونکن نیز بر روی آن نوشته شود. در این صورت در صورتی که ما به سندی که بایگانی است نیاز پیدا کنیم ابتدا موضوع عمومی سند را از روی برچسب زونکن پیدا کرده سپس دیوایدر مربوطه را در زونکن پیدا کرده و در نهایت در لای برگه های دیوایدر به دنبال سند مد نظر می­گردیم. اگر هم خواستیم سند را به روز رسانی کنیم بر روی آن مهر ابطال زده و نسخه قدیمی را در بایگانی جدایی به روش بالا قرار داده و سند جدید را پس از تصدیق و صحه گذاری جایگزین آن می کنیم معمولا جهت کنترل فرآیند اقدامات انجام شده را در دفتر اندیکاتور یاداشت می کنیم و در صورت نیاز دیوایدر و بر چست زونکن مربوطه را تغییر می دهیم.
این ایده آل ترین حالتی است که بطور دستی می توانیم به اطلاعات مورد نظر دسترسی پیدا کرده و تغییرات را اعمال کنیم.
همان طور که می دانیم در اکثر سازمان های فعال در ایران از همین روش استفاده می شود و تمام نیاز های سازمان ها را نیز بر طرف می کند اما یک نکته خواص و جود دارد با افزایش فرایند های جاری سازمان و حجیم شدن سازمان ها هزینه های تولید توزیع و بایگانی مستندات به صورت تصاعدی افزایش می یابد. این افزایش تا به حد بحران نیز می تواند پیش برود.
پس بگذارید این مطلب را باز کرده و بطور کامل مو شکافی کرده تا به راه کار های مورد نظر دست پیدا کنیم
1-1- دلایل نیاز به توزیع نسخ و تصدیق و صحه گذاری مستندات
با گسترش علم دیگر یک انسان توانایی احاطه به یک موضوع را ندارد. امروزه در سازمان ها برای تولید یک محصول و یا ارائه خدمات چندین متخصص می بایست بر روی آن کار کنند و برای اجرای آن چندین واحد درگیر می شوند تا با همکاری هم به صورت کار گروهی موفق به تولید یک محصول یا خدمت شوند. در این فرآیند افراد زیادی به تولید اطلاعات دست می زنند و افراد زیادی از آنها استفاده می کنند. شاید باور نکنید ولی برای تولید یک پیچ که در خودرو شما استفاده می شود بیش از صدها انسان درگیر هستند از کسانی که ایده اولیه را داده اند تا کسانی که طراحی کرده تولید کرده آزمایش و کنترل کرده انتقال داده به فروش رسانده کسانی که در این کار سرمایه گزاری کردند از مدیر سرمایه گزار کاردار بورس گرفته تا رانده کامیون و پلیس و بانک و بسیاری ارگان دولتی که بطور مستقیم یا غیر مستقیم در این کار دخیل هستند چه در داخل کشور چه موسسات استانداردی که در خارج از کشور فعالیت می کنند در نهایت فروشنده و خریدار در واحد بازرگانی دست به خرید فروش پیچ زده تا پیچ به دست انبار تولید خودرو برسد و تمام این فرآیند ها دوباره انجام شود تا پیچ در محل مورد نظر طراحان خودرو نصب شود. حال تصور کنید که خودرو شما از ده ها هزار قطعه تشکیل شده است. در چنین شرایطی یک سوال را پیش می کشیم چگونه این همه کار توسط این همه آدم انجام می شود. جواب آن در یک کلمه می توان گفت، اطلاعات!
اطلاعات مورد نظر به میزان لازم در بین تمامی افراد درگیر تقسیم شده است تا هر کسی فعالیت لازمه را بر اساس اطلاعات دریافتی انجام دهد. دیگر به راحتی می توان دلیل نیاز به توزیع نسخ را برای مستندات حدس زد چون یک کار گروهی در این سطح را نمی توان به طریق دیگری انجام داد. حال تصور کنید که در یک جای این فرآیند تو در تو یک اشتباه در انتقال اطلاعات انجام شود یک اشتباه انسانی که شما روزانه در کار خود ده ها مورد از این اشتباهات را انجام می دهید، این اشتباه به راحتی می تواند در انجام این فرآیند به هزاران شکل ایجاد خلل کند. معمول ترین آنها خرابی پیچ یا ایجاد تاخیر در فرآیند می باشد. در شرایط خاص ممکن است به مرگ خریدار ماشین نیز ختم شود.
این شده که نیاز به تکنیکی حس شد تا از ایجاد خطاها جلوگیری کند که همان فرآیند تصدیق و صحه گذاری می باشد. که شما جای آن را در هر سندی می توانید مشاهده کنید. همین مهر و امضا هایی که با عنوان های مختلف کنترل شد، تایید شد، بازرسی شد، ارسال شد، تصدیق شد و هزاران نام دیگر در کنار امضا های در بالا و پایین سند توسط افراد مختلف ذیربط انجام می شود. بطوری که امروزه نوشته ای که پای آن امضا نشده باشد فاقد اعتبار است زیرا عدم امضای آن نشانه عدم تصدیق آن است حتی اگر توسط خود شما نوشته شده باشد می بایست حداقل یک ضرب در به عنوان امضا پای آن زده باشید.
اگر برای انجام یک کار اداری به یکی از ادارات کشور سر زده باشید با پدیده تصدیق و توزیع نسخ به خوبی آشنا می شوید. در حالت ایده آل فرم های ذیربط را از اطلاعات شرکت گرفته پر می کنید و یک کپی از تمام مدارک و مشخصات خود در کنار آن قرار می دهید. سپس به در حالی که اصل مدارک را در اختیار دارید به افراد و احد های مختلف رجوع می کنید تا جهت جلوگیری از اشتباه با مشاهده اصل و کپی مدارک توسط مهر یا امضای کپی برابر اصل، کپی اسناد شما را تصدیق کنند در مرحله بعد فرم های پر کرده را به افراد ذیربط در واحد ها مختلف در ادارات مختلف ارجاع داده تا هر کدام ما مطالعه قسمتی از مدارک نظریات کارشناسی را نوشته و ممهور و امضا کنند. تا در نهایت پس از امضای نهایی وارد بایگانی شده و اقدامات مقتضی انجام شود.
این روش احتمال خطا را کاهش نمی دهد بلکه از در شناسایی به موقع خطا کمک می کند زیرا اطلاعات در هر مرحله کنترل و تایید می شود و چون همه چیز ثبت شده است محل وقوع خطا به راحتی معلوم می شود. از این رو شما ممکن است با این کلمات آشنا باشید: لطفاً این سند را دوباره به کارشناس آن ارجاع دهید تا خطای خود را تصحیح نماید تا من بتواند آن را تایید یا تصدیق کنم.
همان طور که گفتیم این حالت ایده آل می باشد، در صورت افزایش فرآیند تصدیق و صحه گذاری بر روی اطلاعات با پدیده ای به نام بوروکراسی مواجه می شویم، در این حالت خود سیستم باعث ایجاد تاخیر و خطاهای ناشی از پیچیدگی فرآیند می شود.
در چنین شرایطی باز با خطاهایی مانند گم شدن مدارک، دوباره کاری های ناشی از اشتباه در درج اطلاعات و عدم رعایت اولویت ها بر می خوریم. این خطاها باعث به و جود آمدن حس بی اعتمادی به سیکل گردشی اطلاعات کاغذی شده و این بی اعتمادی باعث به وجود آمدن فرهنگی بنام دیوان سالاری شود که باز هم گره حل مشکل را تنگتر کند.
و مشکلی که همیشه با آن مواجه هستیم این است که اطلاعات در مکان های خاصی ذخیره شده اند و در صورت نیاز به آنها (مدارک معتبر) می بایست به طور فیزیکی به این محل ها مراجعه کنیم زیرا حتی تکنولوژی مانند فکس نمی تواند اعتبار مستندات را تضمین کند. این محل ها می تواند در شرکت ها و ادارات مختلف در شهرها یا استان ها یا کشور های مختلف باشد. و طبیعتاً دسترسی به این اطلاعات بسیار زمان بر و هزینه زا می باشد و همیشه این احتمال وجود دارد که در این انتقال اسناد گم شده یا زمان رسیدن اسناد به مقصد با تاخیر های ناخواسته همراه باشد.
به نوعی نیاز به دگرگونی این روش سنتی به خوبی حس می شود. زیرا در جاهایی که سیستم بزرگ می باشد دیگر سیستم کاغذی جوابگو نخواهد بود، در جایی هم که سیستم کوچک باشد سیستم مبتنی به رایانه گران و بی مورد می باشد. پس بهتر است در تمام این مراحل همواره یک نکته را مد نظر قرار دهیم، هدف ما از هر کاری رسیدن به صوت بیشتر می باشد و این امر با افزایش کیفیت و کاهش هزینه میسر می شود.
1-2- روش های رایانه ای در فرآیند توزیع نسخ مدارک و مستندات
بیایید دوباره مسائلی را که در بالا مطرح کردیم را با کمک سیستم های رایانه ای بررسی کنیم. ما برای تولید یک پیچ خودرو صدها نفر و هزاران فرآیند را شناسایی کردیم. اما آیا تا بحال از خود پرسیده اید که چگونه خودروی که ده ها هزار قطعه دارد در بعضی از کشورها بدون نقص تولید می شود. نمی توانیم این کار را به کنترل های بیشتر یا وجدان کاری نسبت دهیم. یا بگوییم تصدیق و صحه گذاری در این شرکت ها بیشتر می باشد زیرا همان طور که اشاره شد باعث به وجود آمدن بوروکراسی و اشتباهات ناشی از پیچیدگی فرآیند ها می شود.
یک چیز کاملاً واضح است اگر محصولی بدون خطا تولید می شود پس قطعاً تمام فرآیند های آن بدون خطا به انتها رسیده. باز در مثال قبل توضیح دادیم که هیچ فرآیندی بدون وابستگی به اطلاعات قادر به اجرا نیست. پی در مرحله نخست این اطلاعات هستند که باید در همه مراحل کاملاً صحیح و بدون خطا باشند.
یک مدل ساده فرآیند به شکل زیر رو به رو می باشد.
بر اساس مدل اگر اطلاعات غلط به فرآیند تولید یا خدمات داده شود، در بهترین شرایط فرد موفق می شود که خروجی کاملاً غلط و منطبق با داده ها ی غلط تولید کند.
و ممکن است این خطا در نهایت ممکن است در موارد خاص به همان مرگ راننده منجر شود.
جالب اینجاست که بعضی از کمپانی های خودرو سازی سیستم JIT را در سازمان خود پیاده کرده اند و ادعا دارند که تاخیرات برنامه ریزی آنها صفر می باشد و در نهایت اینکه بنز با قیمت پیکان و کیفیت هواپیما تولید می کنند. و البته این یکی از دلایل ناتوانی رقابتی خودرو سازان داخلی می باشد.
در یک نگاه ساده این شرکت ها جلوی خطاهای سیستم اطلاعاتی خود را گرفته و هزینه های آن را نیز کاهش داده اند.
اما چگونه؟! ما ادعا می کنیم که سیستم های اتوماسیون اداری OAS می توانند این کار را انجام دهند. و کارهای روتین و حجیم توزیع مدارک و مستندات بایگانی ، بازیابی و انتقال اطلاعات را رایانه انجام می دهد و تصدیق مدارک بسیار ساده تر مطمئن تر و کم خطا تر خواهد بود. با استفاده از شبکه های رایانه ای دیگر مهم نیست که اطلاعات ما در کجا و کدام شرکت ذخیره شده است زیرا می توان با سرعت نور به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کرد، مهم نیست که در میان چه حجمی از اطلاعات هستید زیرا ظرف چند ثانیه اطلاعات مورد نیاز شما توسط رایانه استخراج می شود. این اطلاعات حتی اگر در مریخ نیز باشند ظرف 5 ساعت در دستان شما خواهند بود. اگر نگران امنیت اطلاعات خود هستید از سیستم های کاغذی پرهیز کنید زیرا تنها رایانه ها هستند که امنیت اطلاعات شما را تضمین می کنند.
دیگر نیاز به سیستم های اتوماسیون اداری در سازمان های بزرگ امری بدیهی به شمار می رود چون اگر حتی نخواهید که از این سیستم استفاده کنید بحران به وجود آمده در سازمان شما را وادار به این کار خواهد کرد. تا به حال نرم افزار های زیادی برای سیستم های غیر کاغذی و مبتنی بر شبکه رایانه ای نوشته شده است مانند نرم افزار سیگما، Solution و بسیاری دیگر که برای سازمان های بزرگ طراحی شده اند که بسیار توانا و گران می باشند. اما یک سازمان متوسط که از سیستم های کاغذی استفاده می کند را چگونه می توان مجاب به استفاده از این برنامه های گران قیمت ، هزینه های انتقال داده های قدیمی به سیستم جدید و آموزش استفاده از آنها را کرد.
بیایید صادق با شیم ما مدیریت را با ترس مواجهه با بحرانی که ممکن است در آینده در صورت پیشرفت شرکت با آن مواجه شوند را مجاب به پرداخت چنین هزینه هایی کنیم. برای مدیریت تنها یک کلمه توجیهی و قابل قبول وجود دارد و آن نسبت درآمد و هزینه یا همان سود کسب شده است.
شرکتی که در حال گذار از این مرحله به سازمانی بزرگ می باشد را فقط از یک طریق می توان مجاب به استفاده از چنین سیستمی کرد و آن پیاده سازی سیستمی است که مبتنی بر امکانات موجود باشد، آشنایی اولیه­ای نسبت به آن وجود داشته باشد، هزینه های جاری شرکت را کاهش دهد و در صورت رشد سازمان، نیاز به آموزش آتی و هزینه های پیاده سازی سیستم جدید را کاهش دهد.
ما در این بخش با ارائه یک نمونه واقعی به امکان سنجی و نتایج حاصله از پیاده سازی این سیستم خواهیم پرداخت.
2-سیستم مبتنی بر شبکه در توزیع نسخ
در این Case Study ما مدلی را جهت توزیع نسخ مدارک و مستندات واحد طراحی در شرکت فکور صنعت تهران را ارائه می دهیم که قابل توسعه به تمام سازمان های متوسط می باشد
2-1- مشکلات روش دستی
*من وقتی شروع به کار کردم شغل خود را یک کار علمی تایید نقشه ها می دانستم ولی در عمل تمام وقت من صرف کار بیهوده توزیع نسخ شد
این فصل را با همین جمله شروع کردیم و باز به آن برگشتیم تا در عمل، علل اصلی نیاز به تغییر در سیستم سنتی توزیع نسخ را بررسی کنیم.
با پیاده سازی الزامات استاندارد ایزو در بسیاری از شرکت ها حجم مستند سازی مدارک و سوابق اجرایی به حدی بالا می رود که باعث می شود تا شرکت ها از هدف اصلی خود که همان بهینه سازی فرآیند های مدیریت کیفیت است فاصله بگیرند. در چنین شرکت هایی کنترل مدارک و مستندات (بند 4 ایزو) به یک معضل جدی تبدیل شده است که ممکن است در ارتباط مستقیم یا غیر مستقیم با فرآیند مستند سازی باشد در ادامه به بیان بعضی از این مشکلات در قالب گفته های کارکنان و نمودار علت و معلول می پردازیم تا با شناسایی مسئله بتوانیم راه حل های مناسب را ارائه دهیم:
*شرکت هزینه و زمان زیادی را صرف کاغذ بازی های ایزو می کند. در حالی که ما به دنبال باز شدن گره ای از مشکلات می گشتیم خود، مشکل جدیدی را به وجود آورده.
*من به عنوان یک کارشناس مگر چند درصد از این مستندات را استفاده می کنم که این بایگانی بزرگ باید تمام فضای کاری من را به خود اختصاص دهد.
*در شرکتی که اطلاعات برای آن مهم است گم شدن مستندات به یک معضل جدی تبدیل شده است.
*من تمام عمر مفید کاری خود را می بایست مشغول بایگانی نسخ ارسالی به این واحد کنم.
*بدترین حال من زمانی است که مشتری یا بازرس معطل گرفتن اطلاعات است و من باید زمان زیادی را مانند احمق ها صرف یافتن مدارک مربوطه کنم.
*من از شرایط توزیع نسخ در این شرکت بسیار ناراضی می باشم، چون بعضی اوقات مدارکی در دست واحد های دیگر قرار می گیرد که هنوز به دست ما نرسیده و دچار سو تفاهمها و اختلاف اطلاعاتی بسیاری می شویم.
* واحد من وقتی از واحد طراحی در خواست اطلاعات جدیدی را می کند به سرعت فراهم می شود، اما تا وقتی که از سیکل توزیع نسخ، توسط واحد ذیربط به دست ما برسد می بایست مدت های زیادی را به انتظار بنشینیم.
* ساعت های زیادی از وقت خود را صرف می کنم تا مدارکی که برای واحد دیگر کپی شده اند را جهت توزیع نسخ ممهور کنم. به همین خاطر شب ها با دست درد می خوابم
*واحد ما مسئول توزیع مدارک و مستندات می باشد با این حال واحد های دیگر پیوسته درخواست مدارکی را می کنند که قبلاً توزیع شده ولی به دلیل بی نظمی آنها را گم کرده اند و پیوسته شاهد رفت و آمد آنها هستیم.
*واحد ما مسئولیت تامین قطعات را به عهده دارد و من برای اینکه اطلاعات ساخت را نزد پیمانکاران ببرم، تعداد زیادی زونکن را با خودم باید حمل کنم که فقط قسمتی از آنها مد نظر می باشد.
*شرکت ما یک گروه صنعتی می باشد و واحد های تولیدی در شهر های مختلف قرار دارند متاسفانه بسیاری از تاخیرات در رسیدن اطلاعات باعث عقب افتادن پروژه های شرکت شده. همچنین در بعضی موارد به دلیل کیفیت پایین نقشه های فکس شده، اشتباهاتی در نقشه خوانی و تولید محصولات به وجود می آید.
*در واحد ما امنیت اطلاعات بسیار مهم است و همیشه وقتی از دفتر خارج می شوم نگران این هستم که کسی بدون اجازه از این مستندات استفاده کند.
در بالا چکیده ای از مشکلاتی که واحد ها در سیستم های دستی با آن در گیر هستند آورده شده است. و با نمایش نمودار علل و معلول به معرفی سیستم مبتنی بر شبکه می پردازیم تا نشان دهیم که چگونه می توان با آن مشکلات روش دستی را برطرف کرد